Hinweis: Entwurfsfassung (vorläufig) — die anwaltliche Prüfung dieser Inhalte ist beauftragt und steht noch aus. Bei Fragen: [email protected].
Datenschutzhinweis Telefonie
Konwo – Ansagetexte für automatisierte KI-Telefonate
Deutsch + English | Art. 13 DSGVO | Art. 50 KI-VO | § 7 UWG | TDDDG
Dieses Dokument definiert die standardisierten Ansagetexte, die der Konwo Voice-Agent zu Beginn jedes Telefonats abspielt. Die Texte erfüllen gleichzeitig drei rechtliche Anforderungen:
- KI-Transparenzpflicht gem. Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung (EU) 2024/1689
- Datenschutzinformation gem. Art. 13 DSGVO
- Einwilligungsgrundlage für automatisierte Anrufe gem. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG
Die Texte sind als Standardvorlagen für Kunden von Konwo konzipiert. Kunden können die Texte an ihre Branche und ihren Anwendungsfall anpassen, sofern die rechtlichen Mindestinhalte erhalten bleiben.
Teil 1 – Standardisierte Ansagetexte
Die folgenden Ansagetexte werden vom Voice-Agent zu Beginn des Gesprächs gesprochen. Der Auftraggeber (Kunde von Konwo) kann den Firmennamen und branchenspezifische Anpassungen vornehmen. Die fett markierten Pflichtbausteine dürfen nicht entfernt werden.
Variante A – Ausgehender Anruf (Outbound), Standardversion
Für allgemeine ausgehende Anrufe, z. B. Terminbestätigungen, Rückmeldungen, Follow-ups.
„Guten Tag, hier ist der digitale Assistent von [Firmenname]. Ich bin ein KI-gestütztes Sprachsystem und möchte Sie kurz zu [Anlass/Thema] informieren. Dieses Gespräch kann zu Qualitätszwecken aufgezeichnet werden. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter [URL]. Wenn Sie damit einverstanden sind, können wir gerne fortfahren – andernfalls können Sie jederzeit auflegen."
„Hello, this is the digital assistant from [Company Name]. I am an AI-powered voice system and I'd like to briefly speak with you about [topic]. This call may be recorded for quality purposes. For more information about data protection, please visit [URL]. If you're happy to continue, we can get started – otherwise, you may hang up at any time."
Variante B – Ausgehender Anruf (Outbound), Kurzversion
Für kurze Anrufe wie Terminerinnerungen, Bestätigungen, einmalige Benachrichtigungen.
„Hallo, hier ist der KI-Assistent von [Firmenname]. Dieses Gespräch wird von einem KI-System geführt und kann aufgezeichnet werden. Datenschutzinfos unter [URL]. Darf ich fortfahren?"
„Hi, this is the AI assistant from [Company Name]. This call is conducted by an AI system and may be recorded. Privacy info at [URL]. May I continue?"
Variante C – Eingehender Anruf (Inbound)
Für eingehende Anrufe, wenn der Endkunde selbst beim Auftraggeber anruft und der Voice-Agent das Gespräch entgegennimmt.
„Willkommen bei [Firmenname]. Sie sprechen mit unserem digitalen KI-Assistenten. Ich kann Ihnen bei [Themenbereich] weiterhelfen. Dieses Gespräch kann zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet werden. Informationen zum Datenschutz finden Sie unter [URL]. Wie kann ich Ihnen helfen?"
„Welcome to [Company Name]. You are speaking with our digital AI assistant. I can help you with [topic area]. This call may be recorded for quality and training purposes. For privacy information, please visit [URL]. How can I help you?"
Variante D – Mit expliziter Aufzeichnungszustimmung
Für Szenarien, in denen eine ausdrückliche Einwilligung in die Aufzeichnung erforderlich ist (z. B. sensible Branchen wie Gesundheit, Recht, Finanzen).
„Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von [Firmenname]. Ich bin ein automatisiertes Sprachsystem und kein menschlicher Mitarbeiter. Dieses Gespräch wird aufgezeichnet und als Textprotokoll gespeichert, um Ihnen den bestmöglichen Service bieten zu können. Die Aufzeichnung wird nach 30 Tagen gelöscht. Ausführliche Datenschutzinformationen finden Sie unter [URL]. Sind Sie damit einverstanden, dass wir das Gespräch aufzeichnen? Bitte sagen Sie „Ja" oder „Nein"."
„Hello, this is the AI assistant from [Company Name]. I am an automated voice system, not a human agent. This call will be recorded and transcribed to provide you with the best possible service. The recording will be deleted after 30 days. For detailed privacy information, please visit [URL]. Do you agree to the recording of this call? Please say ‚yes' or ‚no.'"
Variante E – WhatsApp- / SMS-Nachricht (vor dem Anruf)
Opt-in-Nachricht, die vor einem geplanten ausgehenden Anruf per WhatsApp oder SMS versendet wird (Double-Opt-in-Ansatz).
„[Firmenname]: Wir möchten Sie in Kürze telefonisch zu [Anlass] kontaktieren. Der Anruf erfolgt durch unseren KI-Assistenten (kein menschlicher Mitarbeiter). Das Gespräch kann aufgezeichnet werden. Datenschutzinfos: [URL]. Antworten Sie mit JA, wenn wir Sie anrufen dürfen, oder NEIN, um den Anruf abzulehnen."
„[Company Name]: We'd like to call you shortly regarding [topic]. The call will be made by our AI assistant (not a human agent). The call may be recorded. Privacy info: [URL]. Reply YES to accept the call, or NO to decline."
Teil 2 – Rechtliche Pflichtbausteine
Jede Ansage muss mindestens die folgenden Pflichtbausteine enthalten. Diese dürfen vom Auftraggeber nicht entfernt oder abgeschwächt werden.
| Pflichtelement | Rechtsgrundlage | Mindestinhalt |
|---|---|---|
| 1. KI-Identifikation | Art. 50 Abs. 1 KI-VO (EU) 2024/1689 | Der Angerufene muss erfahren, dass er mit einem KI-System spricht, nicht mit einem Menschen. Formulierung z. B.: „Ich bin ein KI-gestütztes Sprachsystem" / „This is an AI-powered voice system." |
| 2. Identität des Verantwortlichen | Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO | Name des Unternehmens, in dessen Auftrag der Anruf erfolgt. Formulierung: „…von [Firmenname]" |
| 3. Aufzeichnungshinweis | Art. 13 Abs. 1 lit. c/e DSGVO, § 201 StGB (Vertraulichkeit des Wortes) | Information, ob und dass das Gespräch aufgezeichnet und/oder transkribiert wird. Formulierung: „Dieses Gespräch kann aufgezeichnet werden." |
| 4. Datenschutz-Verweis | Art. 13 Abs. 1 DSGVO (Informationspflicht) | Verweis auf die ausführliche Datenschutzerklärung. Formulierung: „Datenschutzinfos unter [URL]". Die URL muss erreichbar und aktuell sein. |
| 5. Opt-out-Möglichkeit | § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, Art. 7 Abs. 3 DSGVO | Der Angerufene muss die Möglichkeit haben, das Gespräch abzulehnen oder abzubrechen. Formulierung: „Sie können jederzeit auflegen." |
Hinweis: Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 trat am 1. August 2024 in Kraft. Die Transparenzpflicht gem. Art. 50 gilt ab dem 2. August 2025. Ab diesem Datum ist die KI-Identifikation in Ansagetexten zwingend.
Teil 3 – Erweiterte Datenschutzinformation (Art. 13 DSGVO)
Die folgende Information wird über die im Ansagetext genannte URL bereitgestellt (z. B. konwo.app/datenschutz-telefonie oder [kundenwebsite]/datenschutz-anruf). Sie erfüllt die vollständigen Anforderungen nach Art. 13 DSGVO.
| Pflichtangabe (Art. 13 DSGVO) | Inhalt |
|---|---|
| Verantwortlicher (Abs. 1 lit. a) | [Firmenname des Auftraggebers], [Anschrift], [E-Mail]. Technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter): thepaulagency UG (haftungsbeschränkt), Kaiser-Friedrich-Promenade 149, 61352 Bad Homburg v. d. Höhe, [email protected] |
| Datenschutzbeauftragter (Abs. 1 lit. b) | [Vom Auftraggeber zu ergänzen, sofern bestellt] |
| Zweck der Verarbeitung (Abs. 1 lit. c) | Durchführung eines automatisierten Telefonats mittels KI-Sprachassistent zu [Zweck, z. B. Terminbestätigung, Kundenfeedback, Information]. Erstellung eines Gesprächstranskripts zur Dokumentation und Qualitätssicherung. |
| Rechtsgrundlage (Abs. 1 lit. c) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – erteilt durch Fortsetzung des Gesprächs nach dem Hinweis bzw. durch explizite Bestätigung. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – soweit der Anruf im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses erfolgt. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – soweit gesetzlich zulässig. |
| Empfänger / Kategorien (Abs. 1 lit. e) | Auftragsverarbeiter: thepaulagency UG (Plattformbetreiber Konwo). Unterauftragnehmer: Nebius B.V. (LLM, EU), Deepgram Inc. (STT), Gradium (TTS), Telnyx LLC (Telefonie), WAHA/WhatsApp – Meta (Bestätigungsversand). Keine Weitergabe an sonstige Dritte. |
| Drittlandtransfer (Abs. 1 lit. f) | Personenbezogene Daten können an Dienstleister mit Verarbeitung in den USA übermittelt werden (Deepgram, Telnyx; WhatsApp/Meta zu verifizieren). Garantie: EU-Standardvertragsklauseln (Beschluss 2021/914) und/oder EU-U.S. Data Privacy Framework. Das Sprachmodell (Nebius B.V.) verarbeitet in der EU (Finnland/Frankreich) — kein Drittlandtransfer; ein CLOUD-Act-Restrisiko verbleibt partiell. Text-to-Speech (Gradium): Region in Klärung. |
| Speicherdauer (Abs. 2 lit. a) | Audioaufnahmen: max. 30 Tage. Transkripte: Vertragslaufzeit + 30 Tage. Demo-Anrufe: keine Speicherung. |
| Betroffenenrechte (Abs. 2 lit. b) | Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21). Ausübung beim Verantwortlichen: [E-Mail des Auftraggebers]. |
| Widerruf der Einwilligung (Abs. 2 lit. c) | Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, z. B. per E-Mail an [E-Mail] oder durch Auflegen während des Gesprächs. |
| Beschwerderecht (Abs. 2 lit. d) | Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde möglich. |
| Erforderlichkeit (Abs. 2 lit. e) | Die Bereitstellung der Daten (Sprache im Telefonat) ist für die Gesprächsführung erforderlich. Ohne Bereitstellung kann das Gespräch nicht geführt werden. |
| Automatisierte Entscheidungsfindung (Abs. 2 lit. f) | Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt. Der Voice-Agent führt Gespräche, trifft jedoch keine rechtsverbindlichen Entscheidungen. |
Teil 4 – Sonderfall: Mitarbeiterdaten (§ 26 BDSG)
Wenn der Voice-Agent im Kontext eines Beschäftigungsverhältnisses eingesetzt wird (z. B. interne Mitarbeiterbefragungen, HR-Prozesse, Onboarding-Anrufe), gelten zusätzlich die Bestimmungen des § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses).
4.1 Rechtsgrundlage für Mitarbeiterdaten
§ 26 Abs. 1 BDSG: Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten ist zulässig, wenn sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
§ 26 Abs. 2 BDSG: Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung, muss diese freiwillig erteilt werden. Die Freiwilligkeit ist insbesondere zu prüfen, wenn für den Beschäftigten ein wirtschaftlicher oder rechtlicher Vorteil entsteht oder Arbeitgeber und Beschäftigter gleichgelagerte Interessen verfolgen.
Besonderheit KI-Transparenz: Gem. Art. 50 KI-VO müssen auch Mitarbeiter darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Dies gilt unabhängig von § 26 BDSG.
4.2 Ansagetext für Mitarbeiter-Anrufe
„Hallo, hier ist der KI-Assistent von [Firmenname]. Ich bin ein automatisiertes Sprachsystem. Dieser Anruf erfolgt im Rahmen von [Zweck, z. B. unserer Mitarbeiterbefragung / dem Onboarding-Prozess]. Das Gespräch wird aufgezeichnet und als Protokoll gespeichert. Ihre Teilnahme ist freiwillig. Wenn Sie nicht teilnehmen möchten, können Sie jederzeit auflegen – daraus entstehen Ihnen keine Nachteile. Datenschutzinformationen finden Sie unter [URL]."
„Hello, this is the AI assistant from [Company Name]. I am an automated voice system. This call is part of [purpose, e.g. our employee survey / the onboarding process]. The call will be recorded and stored as a transcript. Your participation is voluntary. If you prefer not to participate, you may hang up at any time – there will be no negative consequences. Privacy information is available at [URL]."
4.3 Zusätzliche Pflichten bei Mitarbeiterdaten
- Betriebsrat: Sofern ein Betriebsrat besteht, ist dieser gem. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Überwachungseinrichtung) und ggf. § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Ordnung des Betriebs) vor dem Einsatz des Voice-Agent zu beteiligen.
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei systematischer Verarbeitung von Mitarbeiterdaten mittels KI kann eine DSFA gem. Art. 35 DSGVO erforderlich sein (insbesondere bei Scoring, Leistungsbewertung oder Überwachung).
- Freiwilligkeit der Einwilligung: Im Beschäftigungsverhältnis ist die Freiwilligkeit einer Einwilligung kritisch zu prüfen. Der Hinweis „Ihre Teilnahme ist freiwillig" muss der Realität entsprechen – bei faktischem Zwang ist die Einwilligung unwirksam.
- Zweckbindung: Mitarbeiterdaten dürfen nur für den kommunizierten Zweck verarbeitet werden. Eine Zweckänderung (z. B. Nutzung von Befragungsdaten für Leistungsbeurteilung) ist ohne erneute Rechtsgrundlage unzulässig.
Teil 5 – Technische Implementierung
5.1 Konfiguration in Konwo
Der Auftraggeber konfiguriert die Ansagetexte im Konwo-Dashboard unter Einstellungen → Voice-Agent → Begrüßung & Datenschutz. Folgende Parameter stehen zur Verfügung:
| Parameter | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| greeting_type | Variante der Ansage (A–E) | A (Outbound Standard) |
| company_name | Firmenname des Auftraggebers | [Pflichtfeld] |
| privacy_url | URL zur Datenschutzinformation Telefonie | [Pflichtfeld] |
| language | Sprache der Ansage | de (Deutsch) |
| recording_enabled | Ob das Gespräch aufgezeichnet wird (derzeit deaktiviert) | false |
| explicit_consent | Ob explizite Zustimmung abgefragt wird (Variante D) | false |
| pre_call_sms | Ob vor dem Anruf eine SMS/WhatsApp gesendet wird (Variante E) | false |
| skip_greeting | Ansage überspringen (NUR für Demo-Anrufe zulässig) | false |
5.2 Verhalten bei Ablehnung
Der Voice-Agent reagiert auf Ablehnungen wie folgt:
| Situation | Verhalten des Voice-Agent |
|---|---|
| Angerufener legt auf | Gespräch wird beendet. Kein erneuter Anrufversuch ohne neue Einwilligung. Audit-Log-Eintrag „call_rejected_hangup". |
| Angerufener sagt „Nein" zur Aufzeichnung (Variante D) | Gespräch wird ohne Aufzeichnung fortgesetzt ODER beendet (konfigurierbar). Audit-Log „recording_declined". |
| SMS/WhatsApp: Antwort „NEIN" (Variante E) | Kein Anruf wird ausgelöst. Kontakt wird als „opt-out" markiert. Audit-Log „pre_call_declined". |
| SMS/WhatsApp: Keine Antwort (Variante E) | Kein Anruf wird ausgelöst. Keine Einwilligung = kein Anruf. |
| Angerufener fragt nach menschlichem Mitarbeiter | Voice-Agent bietet Weiterleitung an einen menschlichen Mitarbeiter an (falls konfiguriert) oder nennt Rückrufnummer. |
5.3 Audit-Trail und Nachweispflicht
Für jeden Anruf protokolliert das System in der Datenbank (audit_log):
- Zeitpunkt der Ansage und ob sie vollständig abgespielt wurde
- Ob der Angerufene das Gespräch fortgesetzt oder abgebrochen hat
- Bei Variante D: Ob die explizite Zustimmung erteilt wurde („Ja"/„Nein")
- Bei Variante E: Zeitpunkt und Inhalt der SMS/WhatsApp-Antwort
- event_type, Zeitstempel, call_id, consent_status
Diese Daten dienen als Nachweis der Einhaltung der Informations- und Einwilligungspflichten und werden für die Dauer der Vertragslaufzeit + 3 Jahre aufbewahrt (Verjährungsfrist für wettbewerbsrechtliche Ansprüche gem. § 11 UWG).
Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 132806 | Geschäftsführer: Marlon Rolf Diebold
E-Mail: [email protected] | Tel.: +49 177 9658167